組織が大きくなってくると、組織間での『調整』が多くなってくる。
関係者で集まって『情報共有』をしたうえで方針を決めていくというものだ。
一見するとすごく理にかなっているように見えるが
ここには大きな落とし穴がある。
『調整』が多い組織は、コンセンサスをとりながら進めていくことで
個人が自分で『決定』をするのを恐れてしまって
意思決定の『スピード』が遅くなることが多い。
こうなると本末転倒となってしまう。
そもそもスムーズな意思決定をサポートするために
『調整』という名の『情報共有』がされるはずなのに
意思決定がおざなりにんされて『情報共有』が自己目的化
してしまう。
以前、
という本を紹介したが、この中にこんな文章がある。
基本コンセプトを考えることの出来る技術者に、処理できないほどの市場情報を投入したり、不良な情報を投入してしまってはいけない。しかし、現実には市場競争で負け始めた会社ほど、営業の人々がやっきに情報を収集しすぎ、しかもそれをそのまま直接技術者たちに丸投げするということがしばしば発生する。こういうときに営業マンは、集めた情報の量が多いほど仕事をしているように錯覚する。だから大量の情報を集めてしまうのである。
この中の「営業マン」を「リーダー」に置き換えてみてほしい。
『調整』という名の会議に出て、仕事をした気に
なってないだろうか？
僕が考える仕事の効率的なやり方についての僕からの
提案１０個を書いておきます。
どれもすぐに今からでも実行できるものばかりだと思う。
重要なのはわかったふりではなく、実際にアクションすること。
これを読んで響いたところがあればすぐに自らの行動を変えてほしい。
１．「調整」という言葉を使わない。その代わりに「決定」という言葉を使う。
２．会議の種類を、情報共有・決定・ブレストの３種類とし、明確化する。
３．情報共有の会議はMax１５分とする。
４．自分とはあまり関係の無い会議には出ない。議事録で確認する。
５．目安としてリーダー層であれば、会議に出る時間は全体の４割まで。スタッフであれば、会議時間は全体の２割まで。
６．『調整』がなかった場合に『聞いてない。』というような発言をするのはしない。
７．会議にはレジュメを用意する。
８．意思決定すべき人が、意思決定をきちんとタイムリーに行う。意思決定者がボトルネックにならないようにする。
９．意思決定には当然リスクが伴うが、そのリスクを必要以上に恐れない。また上司はそのリスクが顕在化したときに意思決定者を責めない。
１０．意思決定者は事前承認、事後承認、報告の３種類を使い分け、出来るだけ事前承認を減らし、事後承認、報告事項を多くする。
ほかにも、いろんなアイディアがあればぜひコメントください。